降低不確定性是供應(yīng)鏈管理的本質(zhì)要求。對采購人員來說，不確定性來自需求和供應(yīng)兩個方面。需求方面，當(dāng)供應(yīng)規(guī)格越不清晰不確定時，采購就越難；供應(yīng)方面，當(dāng)供應(yīng)商越不確定時，采購就越難。前者的“難”，就屬于采購管理的職能之一：采購需求管理。
什么是采購需求管理？
簡單來說，采購需求管理是以用戶的需求為出發(fā)點，集中精力來規(guī)劃（評估）需求和滿足（管理）需求的采購活動。在需求形成階段，采購人員通過標(biāo)準(zhǔn)化體系，保證需求的準(zhǔn)確描述，可以減少不必要或不適配的需求，實現(xiàn)降低成本。
"3W2H"是一種簡單的項目管理方法，用于規(guī)劃和描述項目的過程。在采購需求管理中，3W2H可以用來清晰地管理，即采購需求管理要分析“采購什么”(what)、“什么時候要”(when)、“什么時候采購”(when)、“采購多少”(how many)和“如何采購”(how)，五個問題。
規(guī)劃（評估）需求
1、采購什么？
1）確定采購需求的必要性。
首先要知道采購的原因和目標(biāo)。然后確認(rèn)需求的合理性，確定該不該買，符不符合公司的政策。比如信源招采平臺會根據(jù)企業(yè)的流程和制度，對采購申請進(jìn)行部門審批或多方（跨部門、集團(tuán)跨單位）會審，來確認(rèn)采購的必要性，同時支持審批流靈活自定義，支持pc端、移動端審批，提升審批效率。
2）分析并描述清楚采購需求。
采購人員接到的采購申請，“采購什么”大多數(shù)時候描述得不夠清楚。
怎么樣把需求描述清楚并且規(guī)范呢？借助工具可以事半功倍。比如信源招采平臺中對采購申請單做了標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的規(guī)范，詳細(xì)描述所需采購的工程、貨物和服務(wù)。對于工程，一般采用工程量清單，如分部分項工程量清單需要說明工程項目名稱、項目編碼、項目特征、工程量、計量單位、計價規(guī)則、費用等信息；對于貨物，需要說明貨物的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、顏色等信息；對于服務(wù)，需要說明服務(wù)的范圍、時間、標(biāo)準(zhǔn)等信息。
2、采購多少？
一般情況下是物資需要多少采購多少，但實際上，并不是想要多少就能買到的。首先要關(guān)注供應(yīng)商的可供供貨量，以及最小訂貨量、經(jīng)濟(jì)訂貨批量。
還要關(guān)注庫存還有多少。在信源招采平臺中，智能配置平衡利庫規(guī)則，若采購申請的目錄下有物資庫存，系統(tǒng)將自動提醒，實現(xiàn)“先利庫、后采購”；平臺智能配置安全庫存量規(guī)則，庫存量達(dá)到最低庫存量，系統(tǒng)將自動提醒，降低物資短缺成本。
3、什么時候要？
采購申請的物資需要的時間，需要考慮：采購的緊急程度、采購審批流程時間、物流時間、季節(jié)或周期性時間，以及供應(yīng)商的產(chǎn)能、交貨周期等因素。
這涉及到對供應(yīng)商交貨周期的管理、供應(yīng)商質(zhì)量的控制，還有供應(yīng)商風(fēng)險防范等。
滿足（管理）需求
1、什么時候采購？
在確保交貨期的前提下，選擇什么時候采購，其實也很重要。畢竟市場是波動的，某些產(chǎn)品或服務(wù)的價格會隨著市場供求關(guān)系而波動，如果可以在需求高峰期之前進(jìn)行購買，避免供應(yīng)短缺和價格上漲，可以顯著降低成本，特別是大宗商品交易更是如此。
人為預(yù)測物資價格行業(yè)難度較大，可利用大數(shù)據(jù)技術(shù)來分析，在信源信息招采系統(tǒng)中有“物資價格智能預(yù)測”功能，通過對物資的歷史價格統(tǒng)計，分析出物資價格的發(fā)展趨勢，同時可反向驗證預(yù)算的合理性。
2、如何采購？
一是組織采購模式，是內(nèi)部供應(yīng)還是外部采購；是集中采購還是分散采購；是公開采購還是非公開采購；是框架協(xié)議還是一般合同？例如在信源信息招采平臺中，智能識別框架協(xié)議物資以及根據(jù)采購金額，可自動判斷采購組織模式，提高采購效率。
二是選擇采購方式，是公開招標(biāo)還是邀請招標(biāo)；是詢價采購還是比選采購；是競爭性談判還是競爭性磋商；是單源直采還是多源直采？在鄭州信源招標(biāo)采購平臺中，涵蓋以上多種采購方式，實現(xiàn)全流程電子化、數(shù)字化、智能化管理。
不同的采購模式和采購方式會有不同的采購成本，因此采購人員需要根據(jù)法律法規(guī)、企業(yè)自身的需求和目標(biāo)選擇合適的采購模式和方式。
采購需求管理是采購開始的重要環(huán)節(jié)，如果采購人員能夠做好采購需求管理、運用好數(shù)智招采平臺，將有助于提高采購效率和效益，降低成本和風(fēng)險，并保障采購質(zhì)量。
